UTILI CONSIGLI PER I DESTINATION WEDDING PLANNER

Se pianificare un matrimonio in Italia comporta una lunga lista di cose da fare, la pianificazione di un matrimonio all’estero comporta sicuramente una lista ancor più lunga e articolata.

Ma non disperate!. Seppure più complicato il lavoro di un destination wedding panner è senza dubbio più divertente ed eccitante. Se seguirete i consigli sotto descritti potrete realizzare matrimoni incredibili in modo organizzato e  senza stress.

Decidete cosa è più importante per il matrimonio che state organizzando

La pianificazione di questo tipo di matrimonio richiede la definizione di un obiettivo chiaro, in pratica dovete decidere prima di tutto cosa volete ottenere prioritariamente, altrimenti, non saprete cosa cercare o prendere in considerazione. Potrebbe trattarsi di decidere se trovare una destinazione all’interno di un budget prefissato, indipendentemente dalla distanza, o una destinazione che consenta a tutti gli ospiti di essere presenti al matrimonio.

Location, Location!

Selezionare la location di un matrimonio all’estero è una delle prime e più ovvie decisioni da prendere. Tale scelta influisce non solo sull’atmosfera che si vuole ottenere, ma anche sul viaggio, sul tempo e sul budget. Se ad esempio cercate un luogo che abbia un significato personale per gli sposi amanti del cibo e del vino, dovrete considerare una location in un vigneto o in un luogo famoso per i suoi vini, come per esempio la California negli Stati Uniti o la Champagne Ardenne in Francia. Se invece gli sposi preferiscono l’avventura all’aria aperta potreste optare per una location in cui gli ospiti possano prendere parte all’arrampicata su una roccia o ad un’escursione come parte delle attività pre-matrimonio o durante il fine settimana.

Dedicati alla ricerca delle informazioni

Non tutte le isole tropicali sono uguali così come non lo sono i matrimoni all’estero.

La geografia, la cultura locale e i servizi variano da una località all’altra. Fra i compiti che vi aspettano c’è soprattutto lo studio delle destinazioni che state prendendo in considerazione e la lettura delle recensioni di altri viaggiatori che condividono le loro esperienze. Se il budget ve lo consente, visitate la destinazione per vedere in prima persona se soddisfa tutti i criteri.

Il tempismo è tutto

Tutti vogliono viaggiare quando il tempo è l’ideale, quando cioè per gli addetti ai lavori si parla di  “alta stagione” nella quale ovviamente avrete meno disponibilità e prezzi più alti. Certamente prenotare con largo anticipo può aiutare a risparmiare qualcosa, ma il vero colpaccio lo si fa soprattutto scegliendo un periodo che sia tra la stagione di punta e quella non di punta, nota come “stagione di spalla”. In genere, questo periodo consente di avere ancora bel tempo e prezzi più bassi, al contrario della bassa stagione, dove il tempo è più imprevedibile e molti esercizi commerciali sono chiusi.

Budget per il sopralluogo

Se vi è possibile sarebbe opportuno pianificare di recarsi presso la destinazione del matrimonio almeno una volta. Durante questo primo viaggio, è necessario visitare e prenotare il luogo dell’evento, la sistemazione per gli ospiti, vedere lo spazio per la cerimonia, visitare la sala del ricevimento nuziale e incontrare e assumere i fornitori. Un secondo viaggio sarebbe l’ideale per incontrarsi con il catering e assaggiare il menu, fissare appuntamenti con un parrucchiere e un truccatore, scegliere i fiori dal fioraio e organizzare le attività per gli ospiti.

Se non potete fare almeno un viaggio nella destinazione del matrimonio perchè ad esempio molto lontano e costoso, trovate sul posto un account (un wedding planner del luogo) che vi possa aiutare nella ricerca dei fornitori e nelle verifiche da svolgere.

Verifica i requisiti locali per i matrimoni

Prima di selezionare la destinazione del matrimonio, controllate i requisiti, le leggi e le convenzioni locali.   Ad esempio alcuni paesi richiedono alle coppie di essere in quel paese per un breve periodo di tempo prima della cerimonia, a volte si tratta anche di molti giorni e ciò potrebbe avere un’enorme influenza negativa sul  budget degli sposi.

Assicuratevi dell’affidabilità dei fornitori

Quando si assumono dei fornitori per un matrimonio all’estero, è importante considerare la loro esperienza, controllare attentamente le loro referenze anche con altri fornitori del luogo e se vi è possibile parlare con i clienti che hanno già avuto con loro un’esperienza, spesso li potete trovare sui loro siti o sui loro profili social .

La vostra interazione faccia a faccia con loro sarà limitata solo ai viaggi che farete per i sopralluoghi (se li farete ovviamente), quindi avrete bisogno di fornitori di cui vi potete fidare per adempiere professionalmente alle vostre responsabilità come pianificato.
Fusi orari, barriere linguistiche e differenze culturali possono causare problemi di comunicazione e stress eccessivo anche per il destination wedding planner più efficiente e organizzato, per non parlare del vostro cliente. Impostate canali di comunicazione appropriati e delineate chiaramente da subito le vostre aspettative, avere bisogno di qualcosa usando l’espressione “il più presto possibile” può significare una cosa a New York un’altra su un’isola tropicale.

Comprendere i limiti di budget per gli invitati al matrimonio

Se è vero che  un matrimonio alle Fiji  con tutti i migliori amici è il sogno di tutti gli sposi, è tuttavia necessario comprendere che alcuni ospiti potrebbero non essere in grado di partecipare a causa del costo del viaggio e della sistemazione. Biglietti aerei, hotel, noleggio auto e altri costi di viaggio possono superare i loro budget.
Parlate con la famiglia e fatelo presente prima di prenotare una sede, per dare a tutti la capacità di partecipare. Considerate questo fattore nella pianificazione del matrimonio, poiché potreste scoprire che la lista degli ospiti sia notevolmente più corta a causa della destinazione.

Cosa puoi fare per gli ospiti

Il compito di un destination wedding planner è anche quello di rendere la partecipazione al matrimonio il più semplice possibile per gli ospiti. Oltre a inviare un save tha date non appena viene determinata la data in modo che gli ospiti possano usufruire di tariffe aeree inferiori, fornite anche quanto segue:

informazioni riguardanti gli aeroporti più vicini
trasporto dagli aeroporti agli hotel e alla location
tariffe scontate per gruppi sulle camere d’albergo
opzioni di alloggio alternative per gli interessati
dettagli riguardanti una cena di benvenuto o una prova di matrimonio
attività ricreative per chi arriva presto o rimane dopo il matrimonio
un elenco di articoli extra da portare o un elenco di quegli extra che verranno forniti in loco


Inizia la pianificazione in anticipo

Ogni organizzatore di eventi sa che la pianificazione anticipata è essenziale. Quando si pianifica un matrimonio all’estero lo è ancora di più naturalmente. L’organizzazione è fondamentale perché ogni viaggio deve essere progettato per realizzare una serie di compiti molto particolari.
Prima di pianificare il vostro viaggio per i vari sopralluoghi, fate una ricerca e considerate tutto ciò che dovrete vedere di persona e tutti quelli che avrete bisogno di incontrare personalmente. Pianificate gli appuntamenti con fornitori, coordinatori in loco, addetti al catering, aziende di trasporto e gestori di hotel. dovrete definire una chiara serie di obiettivi per questi viaggi e attenervi a tale elenco per massimizzare il vostro tempo a disposizione. Non dimenticate di tenere conto del fuso orario e di fissare i vostri appuntamenti solo quando sarete aggiornati e pronti.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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