Cosa fa un wedding planner parziale

Con il perdurare della crisi economica e grazie ad una conseguente maturazione del mercato, oramai molti wedding planner sanno che il modo migliore per offrire ai clienti un ottimo servizio è quello di dare loro ciò di cui hanno veramente bisogno; a volte tutti i servizi congiuntamente, altre volte, solo alcuni di essi.

Sempre più spesso i wedding planner riescono a penetrare la diffidenza e il pregiudizio che negli ultimi anni circondano la figura professionale, offrendo servizi parziali molto articolati, che aiutano gli sposi a ultimare i dettagli più spinosi e complicati, talvolta i più determinanti per il successo dell’evento.

Ma che cosa fa un “wedding planner parziale?”

Un wedding planner e un wedding planner “parziale” sono ovviamente la stessa persona! Per parziale ci si riferisce al tipo di servizio da offrire come alternativa al servizio tutto compreso “dall’inizio alla fine”. In questi casi le coppie hanno già iniziato a pianificare il loro matrimonio, ma potrebbero avere bisogno di una consulenza professionale per cose molto specifiche; ad esempio i clienti potrebbero aver già scelto un luogo e il tema del loro matrimonio, avere già elaborato la lista degli ospiti e inviato le partecipazioni, ma potrebbero aver bisogno del vostro aiuto per il catering e gli allestimenti. In questo caso le coppie vogliono mantenere il pieno e totale controllo sull’evento, potendo nel contempo consultarsi con degli esperti.

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I servizi parziali possono essere offerti in diversi modi:

1- pacchetti orari: Il wedding planner parziale offre la possibilità di accedere alle sue esperienze e competenze per un periodo di tempo ben definito, misurabile in ore. Gli sposi in questo caso scelgono il pacchetto che preferiscono e pagano solo per il tempo effettivamente speso dal wedding planner nel loro matrimonio.  In genere i pacchetti sono organizzati in multipli di 10 ore quindi la coppia può avere a disposizione il proprio consulente da un minimo di 10 ore fino a 20, 30, 40 ore e così via. Naturalmente più aumenta il tempo reso disponibile più il cliente dovrà pagare in misura corrispondente.

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2- pacchetti parziali: il wedding planner propone dei pacchetti pre-determinati che contengono i servizi più popolari o richiesti dai clienti, ad esempio il pacchetto prevede un insieme di servizi quali: studio degli allestimenti e coordinamento del giorno delle nozze; oppure studio e controllo del budget e ricerca dei fornitori più importanti (location, fotografo, catering, abito degli sposi). Con questo tipo di soluzioni il wedding planner è in grado di intercettare solo le esigenze più diffuse tra i potenziali clienti con un duplice vantaggio: il cliente ottiene ciò di cui sente di avere veramente bisogno e paga solo per quello, il wedding planner acquisisce un numero di clienti maggiore da cui trarre un guadagno senza doversi occupare di ogni aspetto dell’evento.

3- pacchetti a la carte: molti wedding planner offrono pacchetti con un prezzo di partenza e lasciano che siano i clienti a scegliere i servizi che vogliono da un elenco. Il prezzo finale del pacchetto cambierà in base alle scelte fatte dal cliente, più aumentano i servizi più aumenta il valore del pacchetto. Questa soluzione è davvero molto efficace se si vuole offrire un servizio altamente personalizzato e consente di gestire un insieme molto vasto di clienti.

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4- Coordinamento e pacchetti Giorni di “servizio”: Questo pacchetto offre solo ciò che i clienti potrebbero ritenere necessario per il giorno stesso delle nozze. Si tratta come moltissimi ormai sanno di offrire alla coppia che ha organizzato e pianificato tutto, la sicurezza di avere un esperto a portata di mano per tutta la cerimonia e il ricevimento, per ogni evenienza. Il pacchetto include solo il giorno dell’evento o fino ad un massimo di 30 giorni prima dell’evento; giorni nei quali il wedding planner parziale provvede a verificare gli ultimi dettagli, elabora la tabella di marcia del grande giorno inserendo tutti i fornitori scelti dagli sposi. In questo modo sarà possibile per il wedding planner garantire il coordinamento di ogni professionista coinvolto.

Ecco alcuni dei servizi parziali tipici offerti dai wedding planner di tutto il mondo; questi servizi possono essere tutti o in parte inclusi nei pacchetti descritti sopra:

–          Budget: creazione ed aggiornamento di un budget personalizzato della coppia sulla base di quanto richiesto dagli sposi. Lo strumento del budget gestito da un wedding planner diventa estremamente utile per tenere sotto controllo tutte le spese previste.

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–          Timeline e check list: creazione di un piano d’azione da seguire dall’inizio alla fine. Questo servizio consente agli sposi di partire con il piede giusto e di conoscere la corretta tempistica per le cose da fare. Questo servizio prevede generalmente anche il cosiddetto servizio di “reminding”, in pratica all’inizio del mese gli sposi ricevono dal wedding planner una nota che ricorda loro cosa devono fare in quel mese, quindi il professionista non è coinvolto direttamente nell’organizzazione ma aiuta a mantenere il controllo della pianificazione.

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–          Telefono e consultazione via e-mail: alcuni wedding planner offrono questo servizio senza limiti particolari, mentre altri limitano il contatto con il cliente ad un numero specifico di ore di lavoro

–          Ricerca e scelta dei fornitori: i clienti ricevono un aiuto per scegliere con tranquillità la location, i musicisti, il fioraio ecc…, in genere questi fornitori provengono dal database del wedding planner pertanto sono in grado di offrire una certa garanzia di successo e professionalità

–          Tema e allestimenti: creazione di un mood board e sviluppo e reaizzazione di un tema con studio di ogni dettaglio stilistico.

–          Sopralluoghi e incontri con i fornitori:  questo servizio prevede l’intervento e la partecipazione del wedding planner in tutti i vari appuntamenti e incontri previsti con i fornitori da scegliere. In sostanza il wedding planner non si limita ad elaborare un’agenda degli appuntamenti che tenga conto degli obiettivi degli sposi ma provvede a fissare gli stessi appuntamenti per conto della coppia e ad essere presente durante i sopralluoghi.

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–          Ricerca della location: questo servizio che in fondo potrebbe essere inserito nel pacchetto ricerca fornitori può anche essere offerto da solo per l’importanza che ricopre la decisione relativa al luogo del ricevimento. In questi casi il wedding planner aiuta ad individuare la location più compatibile con il budget e le esigenze degli sposi garantendo un giudizio e un’analisi obiettiva e competente sulle opzioni individuate.

Offrire servizi parziali è quindi un modo molto efficace per ottenere più clienti oltremodo diversificati, poiché si è più propensi ad assumere un wedding planner se è possibile scegliere solo i servizi di cui si ha veramente bisogno.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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