Come un wedding planner ottiene più clienti

Come tutti sanno, è in pieno svolgimento la stagione nella quale le spose sono concentrate nella ricerca dei possibili fornitori dei loro matrimoni. Con molta probabilità siete tra quei wedding planner i cui telefoni squillano di continuo e che ricevono mail di continuo.

E’ davvero meraviglioso avere potenziali clienti che chiamano, tuttavia questa magia può essere poco produttiva se non è seguita da un follow-up e da una precisa attitudine alla customer service.
In questo articolo, condivideremo con voi alcuni fantastici suggerimenti per garantirvi l’appuntamento con il potenziale cliente che vi ha raggiunto telefonicamente o via email. Esistono alcuni sistemi e strategie che possono davvero aiutare a portare le cose ad un livello successivo.

Fate una buona impressione sui potenziali clienti

Quando una sposa è a caccia di fornitori, ivi compreso il wedding planner invia molte richieste di informazioni e preventivi a una moltitudine di contatti trovati su Google, se durante questa fase ricevono un’immediata risposta, potrebbe essere quello l’elemento distintivo rispetto la vostra concorrenza.  Molti clienti sostengono di aver fissato un appuntamento con il primo wedding planner che ha risposto in modo esaustivo alle loro richieste; inoltre in genere vuoi per pigrizia o per un’effettiva mancanza di tempo ci si ferma di solito alla terza persona che risponde. Quindi tanto più si è veloci tanto più è probabile che si riesca ad ottenere un incontro.

Una volta che si incontra il potenziale cliente di persona è molto importante mettere la futura sposa a proprio agio, trasmettendo una calma e sicurezza che comunichi fiducia. Qualunque sposa ha bisogno di sapere che vi prenderete cura di lei. Se riuscirete in questo avrete una buona probabilità di conquistarvi un nuovo cliente.

Siate accessibile e sempre disponibili

Poiché i potenziali clienti sono sempre ansiosi di iniziare la loro ricerca dei fornitori per il proprio matrimonio e di poter avere tutte le informazioni che cercano, è molto importante saper gestire le loro aspettative anche quando non siamo disponibili. Sarebbe sicuramente utile avere un risponditore automatico per email, per tutte le volte che si è lontani dal proprio computer o impegnati con altri clienti. Il messaggio può essere semplice …

“Grazie per averci contattato. Non vediamo l’ora di potervi dare tutte le informazioni sui nostri servizi. I nostri orari di ufficio sono dalle 10:00 alle 16:00 tutti i giorni esclusa la domenica. Se avete ricevuto questo messaggio vuol dire che siamo impegnati con un altro cliente o fuori sede, vi risponderemo al più presto”
In questo modo ci si assicura che il potenziale cliente non si senta ignorato. Naturalmente perché ciò avvenga è necessario ricontattare la sposa non appena rientriamo in ufficio o siamo in grado di farlo anche in remoto.

 

Contattate il potenziale cliente

E’ opportuno rispondere al potenziale cliente utilizzando lo stesso canale, pertanto se hanno mandato una e-mail, si risponde con una e-mail. Se hanno lasciato un messaggio vocale, si risponde richiamandoli telefonicamente. È importante ricordare, tuttavia, che nessuna vendita accade mai al di fuori di una conversazione diretta; quindi tutte le risposte via email devono essere poi seguite da una telefonata per assicurarsi che abbiano ricevuto tutte le informazioni e richiedere un incontro di persona. Non dimenticate mai che l’assunzione di un wedding planner è per la sposa sempre una cosa molto personale.

Questo è il motivo per cui incontro di persona è così importante e determinante.

Fate una proposta personalizzata

Una volta che si è di fronte ai potenziali clienti, è necessario fare una proposta dettagliata in base alle loro esigenze specifiche e a quello che si ritiene sia più in linea con la loro visione del matrimonio. Ciò significa che non è necessario al primo appuntamento esporre tutto il possibile campionario di servizi che avete a disposizione ma solo ciò di cui hanno bisogno. Inoltre è importante che la vostra proposta non vi svenda ai loro occhi pertanto è controproducente offrire servizi a prezzi stracciati per paura di perdere il potenziale cliente.
Assicuratevi di fare una proposta che tenga conto del vostro reale impegno nella pianificazione di questo evento. Riflettete attentamente sul lavoro richiesto e il tempo necessario per svolgerlo. Se è necessario qualche giorno per individuare il corretto preventivo ditelo subito chiaramente in modo che gli sposi sappiano che sarete accurati e corretti nella proposta.

Ricordate di finire sempre tutte le conversazioni o e-mail con una domanda o un impegno. Ad esempio, “Mi piacerebbe rivedervi Martedì prossimo per illustrarvi la mia proposta” Chiudere la conversazione in questo modo vi garantirà un follow-up senza doverlo richiedere in seguito. Sapere cosa aspettarsi gli uni dagli altri è uno degli elementi più impegnativi di un buon servizio clienti. Più informazioni è possibile condividere con i potenziali clienti (e fornitori), meglio è.
Ma non esagerate …
Non c’è niente di più triste di un wedding planner che si mostri insistente perchè disperato nell’intento di ottenere una risposta o una reazione da un potenziale cliente. Gli sposi potrebbero percepire troppa pressione mentre stanno semplicemente cercando di decidere sull’assunzione del loro giusto wedding planner.

 

Comunicate i vostri confini


Complimenti!! Ora avete un nuovo cliente, il passo successivo, e questo è davvero molto importante, è quello di inviare una mail di conferma e benvenuto che includa alcune informazioni di servizio come: le ore di ufficio, modi migliori per raggiungervi, chi contattare in vostra assenza e quali saranno i prossimi passi. E’ necessario impostare sin dall’inizio alcuni confini solidi con i clienti. Essi hanno infatti bisogno di sapere che non siete a loro completa disposizione h24 e che non devono necessariamente aspettarsi una risposta fuori dall’orario d’ufficio, nelle ore notturne o nei fine settimana. Siate chiari! La maggior parte dei clienti accetteranno tranquillamente queste informazioni, purché siano ​​adeguatamente loro comunicate in anticipo.

Fissate un programma per le chiamate al cliente

Vi suggeriamo caldamente di impostare una chiamata permanente con i vostri clienti compatibile con le loro esigenze. La preoccupazione più grande, per la maggior parte dei clienti è che non sanno che cosa li aspetta o quello che dovrà essere fatto per loro.  Quando l’evento è ancora lontano fissate almeno 3 chiamate al mese, man mano che l’evento si avvicina, in genere a partire dai 3-4 mesi prima, le chiamate saranno bi-settimanali, fino ad arrivare all’ultimo mese nel quale le chiamate saranno quasi quotidiane.
Avere dei clienti calmi perchè sanno di avere la situazione sotto controllo non ha prezzo. Inoltre questo approccio li fa sentire accuditi e li rassicura che tutto sta andando per il meglio. Le chiamate possono variare da brevi e dolci a lunghe e sostanziose,  capirete da soli quanto tempo è necessario dedicare alla chiamata man mano che si procede nella pianificazione.

Create subito una timeline

Entro la prima settimana dalla firma del nuovo cliente è opportuno elaborare una dettagliata cronologia delle cose da fare. Condividi questo documento con i clienti e richiedi la loro approvazione sui dettagli e le scadenze inserite.

Siate coinvolti e partecipativi

Il successo di un wedding planner si riduce alla fine nella buona gestione dell aspettative del cliente. Tanto più siete in grado di dare informazioni tempestive meglio è. Ricordate che gli sposi vi vedono come l’esperto, è quindi una vostra responsabilità tenerli informati, aggiornati e consapevoli di tutto ciò che sta accadendo. Anche se l’aggiornamento è “Io non ho ancora qualcosa per voi, ma mi aspetto di averlo entro la fine della settimana” è necessario comunicarlo.

Non lavorate mai presupponendo che i vostri clienti sappiano cosa sta succedendo. Questa è la vostra responsabilità e non la loro. Fate tutto quanto in vostro potere per essere pro-attivi (e non reattivi!) E avrete un rapporto meraviglioso con i vostri clienti. Essi vi adoreranno e ne parleranno ai loro cari.

Questi sono i passi per come costruire un business forte e duraturo.

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Happy planning a tutti i wedding planner!

 

 

Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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