Sei un event planner? Ecco le strategie per attrarre nuovi clienti

Le opportunità di vendita e i referral (ovvero chi parla bene di noi) sono la linfa vitale di ogni azienda che si occupi di event planning. Tuttavia se questo vale per quasi tutti i settori, la realtà è che il marketing non è così facile da applicare al mondo degli eventi. Dietro le porte delle aziende interessate ai servizi di un event planner ogni giorno si discute di nuovi progetti di lancio ed eventi a vario titolo, si scambiano e-mail e conversazioni telefoniche; il problema è che raramente un event planner ha accesso a questi avvenimenti. Ciò significa che normalmente si reagisce semplicemente alle richieste di informazioni, invece di essere parte attiva della discussione e del fermento di cui sopra.

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In un mondo perfetto, i servizi offerti da ogni event planner dovrebbero essere menzionati già nelle prime fasi di progettazione del cliente, sfortunatamente per far sì che questo accada è necessario essere un marketer davvero molto efficace.

Se tuttavia seguirete le strategie di seguito illustrate riuscirete a posizionare il vostro servizio nella mente dei potenziali clienti nel momento stesso in cui discutono di un evento.

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  1. Costruite il vostro successo nel web

Internet costituisce il più grande e importante strumento per la generazione di opportunità di vendita, e quindi non vi è nessuna sorpresa nel sostenere che è fondamentale per un’azienda di event planning avere un sito web attraente e profili estremamente attivi su Facebook, Twitter e LinkedIn.

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Ognuna di queste attività on-line ha la capacità di guidare il potenziale acquirente alla vostra azienda, ma è indispensabile che tutti i profili on line siano veramente attivi e non semplici vetrine passive, pertanto per raccogliere i benefici di ciascuno è necessario partecipare alle discussioni, condividere la vostra esperienza e unirsi ai gruppi in cui è possibile sfruttare i beni degli altri. L’impegno è la chiave per avere davvero successo con il social media marketing; inoltre una cosa che è ormai chiara a tutti è che questa attività nel web non può essere relegata al mero “fai da te”, tutti i dati statistici sono concordi nel dimostrare che solo quando si investe in professionisti dei social si ottengono dei veri risultati non solo nei portafogli clienti ma anche nei bilanci economici.

2. Diventa un personaggio pubblico

Anche gli event planner più qualificati lottano per attrarre nuovi clienti senza un’esposizione diretta, ciò equivale a dire quanto sia importante la partecipazione pubblica ad eventi e apparire sui media. Molti pensano che sia molto difficile accedere ad un programma televisivo o radiofonico, ma è in realtà tanto più facile quanto più saprete presentare una grande storia o idea ai produttori. Tutti sanno quanto sia difficile per le redazioni televisive e radiofoniche riempire quotidianamente i programmi con contenuti sempre nuovi, non è un lavoro facile e ciò fa sì che chiunque, se parla con la persona giusta e propone contenuti originali o utili, può varcare facilmente la porta di uno studio televisivo o radiofonico.

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L’obiettivo è quello di diventare un esperto sugli eventi, a volte se si è fortunati si può addirittura avere una propria rubrica fissa in radio. Non importa se locale l’importante è essere e apparire sui media, il resto verrà da sé! Un grosso aiuto per costruire il proprio profilo pubblico può venire anche dai social mediante lo strumento di un blog, tantissimi autorevoli personaggi pubblici hanno iniziato proprio così.

3. Aiutare chi ha bisogno

Donare il proprio tempo per una giusta causa può favorire nuove opportunità di acquisire nuovi clienti. Un sacco di eventi no-profit potrebbero avere bisogno della vostra esperienza come event planner; anche se non si è stati chiamati dagli organizzatori ciò non significa che non gradirebbero il vostro aiuto.

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Esistono molti modi per partecipare ad un evento ad esempio come responsabile degli allestimenti floreali o del materiale di marketing! Piccoli compiti come questi possono portare una certa esposizione e permettere di condividere in rete con gli altri i vostri lavori. Inoltre spesso dietro questo tipo di eventi vi sono autorità locali e dirigenti d’azienda, che possono con le proprie connessioni guidare grandi quantità di contatti al vostro business.

 4. Aggiornare i clienti esistenti

A volte siamo così concentrati sulla necessità di attrarre nuovi clienti che ci dimentichiamo delle risorse che già abbiamo e che sono contenute nei nostri elenchi dei contatti. Analizza tutti i contatti e-mail, di LinkedIn e Facebook e chiediti: ogni persona in questa lista sa quello che fai per vivere?

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Ovviamente si vuole raggiungere non solo coloro che sono aggiornati sul vostro lavoro, ma anche tutti quelli con cui non si è parlato da almeno un anno e con cui si sono persi i contatti. Fate sapere loro a quali progetti avete lavorato o state lavorando e date tutte le informazioni necessarie perché possano parlare bene di voi ad altri.

 5. prospettive commerciali

Questa è una delle tecniche più potenti ma anche più tristemente sottoutilizzate dalla maggior parte degli event planner. Il concetto è quello di creare una rete con le imprese del proprio settore, in modo da condividere clienti e prospettive commerciali.

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Potreste offrire ai partner o aziende che lavorano con voi post commerciali gratuiti sul vostro blog o condividere uno spazio sulla vostra pagina facebook o addirittura la possibilità di essere citati nelle newsletter che inviate ai vostri utenti registrati sul vostro sito. In cambio di questi benefit i vostri partner potrebbero fare altrettanto o quanto meno parlare di voi promuovendo i vostri servizi ai loro clienti e fornitori. Finché non vi è competizione con i partner poiché gli ambiti professionali sono distinti, il rapporto dovrebbe beneficiare tutti.

6. Piano di marketing

Il marketing richiede impegno e creatività e soprattutto è chiaro a tutti che nessuna singola idea è probabilmente sufficiente a produrre opportunità di vendita per tutto l’anno, ecco perché è necessario redigere ogni anno un piano di marketing che includa una varietà di eventi e strumenti per arrivare a nuovi clienti: dalle attività on-line, alle pubbliche relazioni passando per le attività di networking secondo il vecchio stile.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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