SEI UN EVENT PLANNER? ECCO 6 CONSIGLI PER GESTIRE IL TEAM NEGLI EVENTI

Gestire più persone in più eventi è una delle maggiori sfide che gli event planner affrontano quotidianamente. Anche se tutte le persone coinvolte in un evento vogliono che sia un successo, senza un metodo di lavoro definito nella gestione delle informazioni e comunicazioni, il rischio di perdere di vista i dettagli è sempre dietro l’angolo. Le dimenticanze si possono prevenire stabilendo un diagramma di flusso delle informazioni fin dall’inizio del processo organizzativo.
Per orientare gli sforzi di tutti nella stessa direzione ti suggeriamo di seguire le seguenti 6 regole:

1.Ricordati chi è il capo

 

 

Nella maggior parte degli eventi vi è uno sforzo congiunto tra le persone e i diversi gruppi di lavoro, ma alla fine della giornata, ci deve essere sempre un leader che supervisioni l’intera produzione. Ogni membro della squadra dovrebbe concentrarsi solo sulla propria speciale competenza e comprendere l’importanza dei propri confini. Fin dall’inizio del progetto dovrete essere percepiti come leader e a capo della catena di comando. Spiegate ai collaboratori l’importanza del flusso di informazioni e illustrate cosa succede quando i protocolli vengono ignorati. Dal momento che nessuno vuole costituire un problema, spiegate sin dal primo giorno le regole per un’efficace comunicazione interna.

2.Organizza i comitati

L’obiettivo di un comitato è quello di accoppiare persone le cui responsabilità si intersecheranno in qualche modo. Ad esempio, la persona che si occupa del marketing dovrebbe essere nello stesso comitato del team grafica e stampa per garantire che tutti i grafici e i loghi vengano visualizzati correttamente. Creare dei team che hanno bisogno di lavorare insieme eliminerà molte e-mail ridondanti. Scegliete un contatto da ciascun comitato per segnalare tutti gli sviluppi recenti.

3.Scadenze

Programmare le scadenze con largo anticipo ridurrà i livelli di stress per tutti i soggetti coinvolti. È possibile rafforzare il valore delle scadenze creando un diagramma di flusso che illustri il modo in cui il lavoro di ciascun comitato si interseca con quello degli altri comitati. Le persone generalmente rispondono meglio quando sanno che un altro team sta aspettando la loro risposta. La condivisione di queste informazioni mantiene il processo trasparente ed enfatizza la responsabilità senza utilizzare azioni negative.

 

4.Tieni aggiornati i committenti

Corso cominato wedding planner e event planner

Uno dei più grandi errori da non fare è quello di lavorare dietro le quinte finché non si è pronti a presentare le idee ai committenti. Per evitare ogni tipo di frustrazione, dovrete agire in modo  proattivo incontrando i committenti a intervalli regolari durante tutto il processo di pianificazione. È molto più facile apportare modifiche durante lo sviluppo del progetto piuttosto che dover rifare tutto quando il lavoro è già molto avanzato.

 

5.Contattate direttamente i fornitori

Un altro errore apparentemente innocente che può verificarsi è una comunicazione indiretta con i fornitori. Succede quando un collaboratore prende l’iniziativa di contattare direttamente un fornitore per condividere dettagli di pianificazione di cui non si è a conoscenza. Il risultato di queste conversazioni collaterali può avere un grande impatto sul successo dell’evento. L’unico modo per evitare questo problema è impedire che il fornitore prenda ordini da altri collaboratori o membri del team a cui non compete. All’inizio potreste sembrare molto duri e inflessibili, ma starete molto più tranquilli sapendo che tutte le informazioni passano da voi.

 

6.Aggiornamenti proattivi

Essere un buon event planner richiede la condivisione di tutte le informazioni ricevute. Elaborate pertanto un documento di pianificazione generale che descriva i dettagli dell’evento e inviate aggiornamenti settimanali a tutti i membri del comitato.

Inviate delle comunicazioni brevi e precise. Affinchè tutti leggano gli appunti degli aggiornamenti settimanali via e-mail, siate concisi e sintetici, altrimenti perderete rapidamente la loro attenzione.

La gestione del flusso di informazioni in un evento richiede le stesse procedure delle comunicazioni interdipartimentali, avete presente gli uffici di un’azienda? Se non si parlassero in modo efficace e trasparente verrebbe messa a rischio la stessa sopravvivenza dell’azienda. Rendete tutti consapevoli delle loro responsabilità e condividete gli aggiornamenti, anche quelli più insignificanti, con tutte le parti coinvolte. Il tuo ruolo è gestire tutti i dettagli che arrivano e tradurli in una visione condivisa che soddisfi le esigenze di ogni team di lavoro. La base per il successo è assicurarsi che tutte le informazioni fluiscano nella stessa direzione.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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