Scopri che organizzatore di eventi sei!

Uno dei problemi più comuni con cui dobbiamo molto spesso confrontarci nel nostro ambito professionale, è la confusione che regna sulle differenze e quindi sulle identità dei vari professionisti; non si contano le volte in cui si chiede la differenza tra un wedding planner e un wedding designer, oppure tra un wedding designer e un floral designer o ancora se un wedding planner può essere anche event planner e via così.

E’ importante capire la distinzione tra le diverse professionalità perché ogni lavoro richiede di assolvere dei compiti e di avere responsabilità che si riferiscono esclusivamente ad una specifica area di competenza.

Dalla spiegazione che segue noterete che molte posizioni sono simili e i termini sono spesso usati come sinonimi, tuttavia, ci sono alcune distinzioni chiave da tenere a mente e da cui discendono poi strategie di vendita e di marketing differenti.

L’universo degli organizzatori di eventi può essere ben rappresentato dall’infografica sottostante, dove appare evidente che non tutti i professionisti, sono ascrivibili al mondo degli event planner; usando gli insiemi siamo in grado di mostrarvi come la galassia degli event planner costituisce l’ambito professionale più vasto entro il quale si collocano tutti gli organizzatori di eventi, dove per organizzatori si intendono coloro che svolgono principalmente i seguenti compiti: pianificazione, coordinamento e gestione dell’evento.

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Sono pertanto event planner tutti i professionisti che si occupano di pianificare e organizzare eventi di ogni natura, inerenti la vita delle aziende e delle persone. Nello specifico di solito gli event planner si distinguono per la loro capacità di organizzare eventi aziendali o legati al mondo della beneficienza o dello spettacolo; vi sono poi degli event planner più specifici perché si occupano di un solo tipo di evento, ed è il caso ad esempio del wedding planner e del party planner che rispettivamente pianificano, gestiscono e coordinano solo le nozze e le feste a tema.

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Parimenti noterete che all’interno del mondo dei wedding planner si sono formati due ulteriori specifici ambiti professionali quello del destination wedding planner e quello del wedding coordinator, si tratta ovviamente di wedding planner più esperti e attenti alle esigenze di mercato, che propongono in modo prevalente o complementare specifici servizi di pianificazione e coordinamento rivolti a clienti che desiderano sposarsi all’estero nel primo caso, e a clienti che hanno di fatto organizzato da soli il proprio matrimonio nel secondo caso; pur desiderando tuttavia che qualcuno sovraintenda con professionalità la giornata delle nozze.

Tutte le figure professionali appena citate hanno molto in comune, ad esempio rispondono sempre ad un cliente, da cui tra l’altro ricevono un emolumento, gestiscono ogni aspetto dell’evento e il budget di spesa;  si differenziano per il tipo di cliente a cui rivolgono i propri sforzi e risorse e per gli scopi che ovviamente divergono nel caso di un evento aziendale rispetto ad un matrimonio.

Dall’infografica noterete che all’esterno degli event planner sono collocati i wedding travel coordinator, nuove figure professionali, spesso provenienti dal mondo dei tour operator che si occupano di organizzare e gestire solo alcuni aspetti dei matrimoni stranieri nel nostro paese, in genere offrendo servizi molto standardizzati, viaggio compreso, con tanto di catalogo su sui scegliere; essi sebbene spesso collaborino con i wedding planner non possono essere inseriti nell’insieme omonimo (se non i rarissimi casi) poiché non usano gli stessi strumenti di management: intervista, check list, budget di ogni dettaglio ecc, altrimenti saremmo di fronte ad un destination wedding planner.

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Sicuramente vi starete chiedendo come mai gli event manager e i banqueting manager siano stati esclusi dalla macro aggregazione degli event planner; è presto detto!, udite! udite!, queste figure non pianificano l’evento in ogni sua parte, non ne gestiscono il budget e non rispondono al cliente bensì all’azienda per cui lavorano e da cui ricevono uno stipendio. Gli event manager come ad esempio i conference & operation manager sono in genere inseriti all’interno di grandi strutture di ricezione per le quali lavorano internamente con compiti ben precisi: vendere la location e gestire il cliente acquisito fornendo loro tutto il supporto necessario ma all’interno di una gamma prefissata di servizi decisi dalla proprietà per cui lavorano; inoltre non gestiscono il budget del cliente bensì propongono preventivi e forniscono informazioni sul pricing dell’azienda; lo stesso dicasi per il banqueting manager o responsabile dell’evento, da molti visto come un clone del wedding planner e per questo spesso fatto passare come una alternativa a quest’ultimo, niente di più sbagliato! Un wedding planner può spaziare nelle soluzioni compatibilmente con i gusti e il budget degli sposi, gestisce ogni aspetto o comunque entra nelle decisioni più importanti dell’evento (abito, partecipazioni, allestimenti, musica, bellezza ecc) un banqueting manager NO! Del resto la stessa denominazione indica i ruoli: i planner pianificano e organizzano l’evento i manager lo gestiscono soltanto. Non dimenticate inoltre che gli sposi e i clienti in generale stipulano contratti di mandato solo con i planner mentre ciò non avviene con i manager, in questo caso infatti gli sposi e i clienti stipulano i contratti con le aziende per cui questi manager lavorano.

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Veniamo infine alla “madre” di tutte le confusioni, ovvero la differenza tra un wedding planner e un wedding designer e affini. Soprattutto le spose sono quelle più confuse a riguardo e questo è spesso la ragione dell’attrito tra queste due necessarie figure professionali. Noterete intanto che anche in questo caso la denominazione ci viene in aiuto, infatti nella parola wedding designer non troviamo ne la parola planner ne la parola manager, ciò significa che il wedding designer dovrebbe curare solo ed esclusivamente l’estetica dell’evento matrimonio con tutto ciò che questo comporta. Il wedding designer a differenza del wedding planner aiuta il cliente a sviluppare tuti i dettagli di design quali ad esempio la paletta dei colori, la scelta dei complementi di arredo e il lighting secondo una logica fortemente personalizzata e utilizzando lo strumento del moodboarding. In genere un wedding designer non pianifica l’evento secondo i criteri e gli strumenti di management usati dal wedding planner; non è raro il caso in cui un wedding designer entra anche nelle decisioni quali l’abito degli sposi e la scelta della location ma ciò sempre in un ottica di cura dell’immagine e quindi secondo una visione estetica. Oggi molti wedding planner, con buona pace del talento creativo realmente posseduto, desiderano acquisire sempre più nuove competenze e qualifiche per poter offrire gli stessi servizi e soluzioni di un wedding designer.

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Il mondo dei wedding designer si interseca spesso con il mondo dei flower designer che uniscono alle competenze di un designer quella della conoscenza e manipolazione dei fiori recisi; insomma potremmo definire un flower designer una sorta di architetto dei fiori a cui si aggiungono anche conoscenza dei materiali e di come usarli.

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Affine al mondo dei flower designer vi sono poi i fiorai, che dire di loro? Si tratta in genere di professionisti esperti nella manipolazione e trattamento dei fiori recisi, posseggono attività commerciali che spaziano dalla vendita di piante e arbusti alla composizione floreale; il fioraio propriamente detto sceglie la propria offerta floreale in base alla stagione e alla moda del momento e tende in genere a proporre modelli standardizzati di design, naturalmente esistono anche delle eccezioni rilevanti poiché questi professionisti se dotati di particolare talento creativo possono diventare estremamente competitivi rispetto ad un flower designer.

Infine non possiamo non considerare anche gli scenografi e allestitori, anche loro fanno parte del grande universo degli eventi ma da una prospettiva unicamente tecnica e specificatamente connessa con la realizzazioni di impianti, installazioni e scenografie; operano in ogni tipo di evento, anche se in genere collaborano soprattutto con gli event planner, naturlamente non svolgono nessun compito di pianificazione e gestione dell’evento secondo l’accezione appena illustrata.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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