COME SCEGLIERE LA STRATEGIA DI PREZZO PER UNA CONFERENZA

Dopo mesi di pianificazione e discussioni, siete finalmente pronti a rendere pubblica la vostra conferenza. Avete presumibilmente studiato il mercato di riferimento e personalizzato l’evento per soddisfare le sue esigenze. L’unica cosa che rimane da decidere a questo punto, è quanto costerà  ai partecipanti?.

Si tratta di una decisione molto importante perché se il prezzo è troppo alto si rischia di perdere molte potenziali presenze e ciò comporterebbe un rischio di perdite e di insuccesso

Purtroppo è una strada in salita da percorrere, motivo per cui vi consigliamo di studiare le diverse strategie di prezzo descritte di seguito e sceglierne una che offra la soluzione migliore per il vostro mercato.

L’approccio al dettaglio

La strategia di prezzo più semplice è quella che consiste nel calcolare le spese, aggiungere un margine di profitto e quindi dividere la somma per il più basso numero di presenze previste. Non c’è niente di sbagliato in questa strategia, in quanto è stata la formula utilizzata dai negozi al dettaglio per centinaia di anni, ma richiede proiezioni accurate. Cose come affitto di locali e costi audio/video non cambieranno a prescindere dal numero di persone che parteciperanno, mentre i costi del food&beverage e gli altri costi per persona lo faranno. È qui che i minimi previsti sono essenziali perché alla fine devono riuscire a coprire i costi fissi.

Prezzi di mercato

Se le tariffe dipendono dal mercato, si sta essenzialmente valutando una visione di ciò che le persone possono permettersi. È l’opposto dell’approccio al dettaglio, dal momento che inizia con la fissazione del prezzo di ingresso per poi lavorare all’indietro per costruire la conferenza all’interno di tale budget.
Una cosa da tenere a mente con i prezzi di mercato è che si basa sul valore percepito. In altre parole, i partecipanti non hanno intenzione di pagare semplicemente perchè esiste la vostra conferenza ma perchè percepiscono un valore eccezionale nel vostro evento. E’ pertanto necessario investire molto sull’immagine e sulla comunicazione percepita.


Prezzo di ingresso limitato

Si tratta di un modello di tariffazione a più livelli che offre più funzionalità e vantaggi a chi paga di più.

Ad esempio, un ticket base potrebbe ammettere qualcuno alla sessione generale principale e ai breakouts (sessioni relativamente brevi in cui un piccolo gruppo di partecipanti di una conferenza o convegno, discute temi o aspetti specifici del tema generale del raduno principale).

Il livello successivo fornirebbe tutto questo oltre ad un posto al pranzo durante il keynote (discorso o presentazione di apertura o di chiusura della conferenza, dove frequentemente il ruolo di oratore principale, rigidamente selezionato, include quello di moderatore della stessa conferenza, celebri sono stati i keynote di Steve Jobs, durante le presentazioni dei prodotti Apple.

 

Il biglietto VIP includerebbe posti a sedere preferiti in tutti gli eventi e accesso a un’esclusiva sala per le pause e il networking post-evento. Ancora una volta, la chiave del successo è creare abbastanza valore in ciascun livello per generare una domanda sufficiente.

Incentivi e maggiorazioni

È possibile utilizzare incentivi e maggiorazioni per incoraggiare la registrazione entro un determinato periodo di tempo, “prima ti registri meno paghi”. Questa strategia chiamata “early bird price” consente di coprire tutti i costi fissi in anticipo in modo da non doversi affannare alla fine per raccogliere fondi. Le maggiorazioni per le iscrizioni tardive sono quasi essenziali se si prevede anche un servizio di food&beverage perché la maggior parte dei contratti di ristorazione include supplementi per gli ordini effettuati dopo la data di garanzia finale. Assicuratevi di spiegarlo ai registranti in ritardo, poiché spesso si sentono manipolati da sanzioni quando in realtà il costo aggiuntivo viene applicato solo per coprire i costi.

Accesso post-evento

Un’idea popolare nell’era di Internet è quella di offrire l’accesso online a una versione registrata delle sessioni della conferenza, ma bisogna essere consapevoli che questa strategia può influire sui vostri sforzi di marketing.

Ci saranno alcuni potenziali partecipanti che, dopo aver scoperto che le sessioni saranno registrate, non si sentiranno motivati ​​a partecipare all’evento dal vivo. Inoltre sarà necessario sostenere anche i costi per la registrazione, la gestione del sito web e le spese di hosting. Per questi motivi, è meglio limitare l’accesso online ai partecipanti o addebitare una tariffa notevole per l’accesso post evento. Alla fine della giornata, registrare e pubblicare video delle sessioni della conferenza costa denaro, quindi non sentitevi obbligati a dare via questo materiale.

I due numeri più importanti per determinare la strategia dei prezzi delle conferenze sono i costi previsti e le stime delle presenze. Senza queste proiezioni, sarà difficile scegliere un modello di pricing coerente con la vostra organizzazione e ai partecipanti. Ci vuole del tempo per valutare queste due cifre prima di determinare il vostro modello di prezzo.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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