Come incrementare il numero di partecipanti ad eventi business

Il passo più importante per superare i timori circa la mancanza di partecipanti a un evento business o per aumentare la lista RSVP di risposte, è quello di sapere che le persone decidono di frequentare seminari, conferenze o altri eventi solo se ben svolti e utili. Anche se mediante i business meeting i partecipanti hanno la possibilità di apprendere nuove informazioni e interagire con i colleghi e leader nel proprio ambito lavorativo, tuttavia, gli incontri di maggior successo vanno oltre gli ospiti stellati e le presentazioni particolarmente ispirate; è infatti necessario creare un ambiente caldo e accogliente per tutti che renda gli eventi più piacevoli.

Ecco come è possibile pianificare un evento di business piacevole e in grado di attrarre un gran numero di partecipanti.

1 Crea la giusta agenda degli interventi

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Il programma degli interventi o seminari è molto importante, ed è la prima cosa che i partecipanti valutano nel decidere se partecipare o meno.

L’ordine del giorno dovrebbe essere concentrato su un unico tema tale da non sopraffare i partecipanti, tuttavia è anche necessario garantire una certa varietà di argomenti per mantenere vivo l’interesse.

Ad esempio, il seguente programma di  un seminario di mezza giornata considera tutte le possibili esigenze dei partecipanti alla riunione, dal cibo alle pause per le presentazioni:
8:00 Arrivo e colazione.

08:45 Messaggio di benvenuto

09:00 Intervento del relatore

10:00 Pausa

10:15 Tavola rotonda

11:30 chiusura e Osservazioni

2 Considerate con attenzione il giorno del Calendario e l’orario dei seminari
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Nonostante abbiate creato il miglior programma possibile, tutti i partecipanti ad un evento hanno proprie preferenze per quanto riguarda il periodo in cui vorrebbero partecipare a tali programmi e quando; ciò è ancor più vero se l’evento riguarda settori stagionali.

Quando si pianificano date e orari suggeriamo di considerare i seguenti elementi :

  • in genere i partecipanti preferiscono programmi del mattino anziché del pomeriggio,
  • i partecipanti preferiscono eventi di intrattenimento subito dopo il lavoro,
  • Martedì e giovedì sono i giorni preferiti per i meeting e convegni,
  • Evitate di organizzare eventi il venerdì, se possibile,
  • Evitate di organizzare eventi durante le vacanze estive o natalizie,
  • Siate sensibili alle necessità di viaggio per i partecipanti

Altrettanto importante è avere una reputazione affidabile di precisione sull’orario di avvio e di chiusura dell’evento, in particolare per eventi annuali o ripetuti nell’anno.

3 Identificate una location unica e comoda

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La maggior parte dei meeting e convegni si svolgono in alberghi che come tipo di location in sé e per sé non è così unica.

Potreste scegliere di rompere gli schemi e trovare un luogo ideale non in hotel o potreste trovare un albergo davvero speciale e particolare in qualcosa. Il punto principale è quello di selezionare un luogo in cui i vostri ospiti possano desiderare di andare. Dopo tutto, i partecipanti a questo tipo di eventi desiderano soprattutto un allontanamento dalla routine e vogliono godersi l’evento. Prendete inoltre in considerazione i seguenti fattori:

  • Selezionate un luogo che si trovi vicino alla maggior parte dei partecipanti
  • Selezionate un luogo dove i partecipanti possano anche divertirsi dopo i seminari
  • Selezionate un luogo abituato a ospitare eventi simili

4 Compilate un elenco di ospiti appropriato
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I meeting di successo affrontano un argomento specifico o comunicano un messaggio ai giusti destinatari di quel messaggio. E’ molto importante compilare una lista degli ospiti che comprenda partecipanti appropriati, anche se sono classificati in ordine di importanza. Troppo spesso, per riempire le sedie, i padroni di casa compilano un elenco principale per poi aprire di fatto l’evento a tutti. Questo funziona solo se si ha la necessità di riempire i posti sulla base del gioco di numeri.

Un meeting, una conferenza o seminario non possono essere riempiti  solo mediante  direct mail che normalmente genera tassi di RSVP dell’1-3%. E’ preferibile generare specifiche liste di partecipanti mirate che includono persone che vogliono veramente partecipare perché lo hanno già fatto o perché hanno espresso questa intenzione; in questi casi i tassi di risposta positiva sono superiori del 50%.

5 Invita, Invita, Invita!

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Una delle chiavi per raggiungere una grande partecipazione all’evento è invitare le persone con molto anticipo sulla data dell’evento e fare diversi follow-up.

Questo significa che l’invio di solleciti a coloro che non hanno ancora risposto e conferme a coloro che lo hanno fatto; così come l’invio di un promemoria poco prima della manifestazione per gli ospiti confermati, non è generalmente una cattiva idea.

E ‘importante generare entusiasmo attorno all’evento, gli inviti tradizionali stampati sono certamente appropriati, ma in un mondo dominato dai social è fondamentale inserire l’evento in una pagina nel web e utilizzare anche la posta elettronica a seconda del pubblico a cui ci si vuole rivolgere. Per questa e altre ragioni ti suggeriamo questo approccio:

  • Menzionate l’evento alle persone che voi o il vostro team conoscete personalmente prima di inviare gli inviti ufficiali.
  • Inviate un “save the date” nelle prime fasi del processo di pianificazione (cartaceo o elettronico).
  • Inviate un invito dettagliato, che includa il programma o agenda dei lavori (cartaceo o elettronico) con una richiesta RSVP.
  • inoltrate l’invito con note personalizzate per amici personali o conoscenti (elettronici). Potreste anche chiamare telefonicamente gli ospiti in modo formale.
  • effettuate un Follow-up (comunicazioni successive) con ospiti confermati da uno a due giorni prima dell’evento in programma (per posta elettronica o per telefono).

6 Non sottovalutate il potere degli inviti personali
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Un invitato cartaceo o elettronico è un’ottima cosa, ma non deve essere considerato come insostituibile rispetto ad un invito personalmente esteso a amici, colleghi o conoscenti (a meno che, naturalmente, si stia pianificando un grande simposio o una convention con 500 o più partecipanti). Molto spesso gli organizzatori degli eventi non vogliono usare il telefono per gli inviti, anche se ciò può significare la differenza tra alti tassi RSVP di risposta (con bassi tassi di mancata risposta) e una minore probabilità di disdette.

7 Costruite una reputazione di eccellenza sui programmi offerti negli eventi
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Tutti hanno partecipato a ottimi convegni e conferenze poco interessanti o mal fatte. Lo stesso vale per i seminari e altri eventi. La chiave è quella di sviluppare nel tempo una reputazione di qualità tale per cui chi partecipa vorrà farlo anche in futuro e potrebbe portare un amico o un collega.

8 Non dimenticate Follow Up – Comunicazioni e i ringraziamenti ai partecipanti

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La maggior parte dei partecipanti agli eventi business si aspettano dopo l’evento di raccogliere nuove informazioni pertanto apprezzano molto la ricezione di dispense e materiali aggiuntivi che possono essere stati referenziati dai relatori e altre persone all’interno dell’organizzazione. Il follow-up è un’ottima occasione per condividere le informazioni e fare i ringraziamenti a coloro che hanno partecipato all’evento.
La nota di ringraziamento e di follow-up è qualcosa che molte organizzazioni spesso trascurano perdendone quindi i frutti.

Questi e altri argomenti verranno trattati nel prossimo corso Event Planning Management Diploma che prenderà il via il 20 Settembre 2016 in tutte le nostre sedi italiane. Se non puoi seguire le lezioni frequenta il corso on line attraverso la piattaforma elearning della the wedding & event planner business school.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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