Event planner o event manager? Ecco le differenze

Il mondo degli organizzatori di eventi è caratterizzato da numerosi profili professionali: Event Coordinator, Event Planner, Event Manager; la lista sembra infinita, ma ciò non dovrebbe sorprendere poiché la lista delle funzioni di lavoro cresce perché cresce la richiesta di queste funzioni da parte del mondo delle aziende e dei privati.

Sebbene questo incremento di posizioni sia un’ottima cosa per aumentare le opportunità di impiego per chi voglia svolgere queste professioni, genera tuttavia una certa confusione che in questo articolo vorremmo rimuovere, per tutti coloro che desiderano entrare nel settore.

Tale confusione, inoltre, non riguarda solo i professionisti ma anche gli stessi clienti che spesso fraintendono i servizi offerti perchè non comunicati adeguatamente.

I ruoli di event manager e di event planner sono spesso considerati sinonimi, anche se si tratta di due lavori molto diversi; perché molto semplicemente, la pianificazione e la gestione di un evento non sono la stessa cosa. Sebbene il set di abilità necessarie per svolgere queste professioni si sovrappongano, si tratta in ogni caso di due professioni distinte.

Non si contano le volte in cui i clienti erroneamente pensano di aver bisogno di un event manager quando in realtà hanno bisogno di un event planner.

Quindi cerchiamo di chiarire la situazione, in quanto è importante che voi e i vostri clienti abbiate la stessa idea di cosa faccia un Event Manager rispetto un Event Planner

Cosa fa un event PLANNER

Cominciamo con la pianificazione di eventi. La parola chiave qui è planner quindi “pianificazione”. Tutti gli eventi, dalle feste di compleanno ai grandi eventi aziendali, iniziano con un piano di qualche tipo.

Le discussioni iniziali con i clienti per quanto riguarda le idee, i temi, le date desiderabili e le linee guida di budget sono tutte parte del processo di pianificazione degli eventi. Chi pianifica un evento lo segue fin dall’inizio a partire dalle prime fasi di ideazione fino al momento in cui l’evento ha luogo; e a volte, onestamente, perfino per un paio di settimane dopo in modo da poter gestire l’attività di follow-up.

Pianificare un evento significa lavorare a stretto contatto con il cliente per fa sì che la progettazione rifletta la visione del cliente e raggiunga gli obiettivi prefissati. I clienti che hanno bisogno di un event planner desiderano che vengano pianificati e gestiti tutti gli aspetti della manifestazione, inclusi i relativi dettagli ed elementi di azione fino al suo completamento.

I compiti di un event planner possono includere:
selezione di un tema generale per l’evento
sviluppo di un budget
selezione di un luogo
negoziazione dei contratti di hotel
assunzione di fornitori esterni
pianificazione del menù
assunzione di un catering
organizzazione di oratori, ospiti o intrattenitori
gestione e coordinamento trasporto
scelta grafica e colori
gestione inviti

e naturalmente elaborazione e sviluppo di un planning……………

In realtà molto spesso le funzioni di un event planner non sono limitati solo a questa lista ma è chiaro che si occupano di tutto ciò che serve per mettere insieme un evento.

Cosa fa un event MANAGER

Ogni tipo di evento è costituito da numerose parti che si incastrano come i pezzi di un puzzle. Tutti questi pezzi in ultima analisi, si uniscono per creare un evento, e ovviamente un evento di successo avrà tutti quei pezzi legati insieme nel modo giusto e nel posto giusto, senza intoppi e secondo i piani.

Questo processo è chiamato gestione degli eventi. Si tratta, in termini più semplici, di gestire il progetto ideato e creato da altri relativamente alla manifestazione stessa .

La gestione degli eventi prevede quindi il coordinamento di tutte le diverse componenti di un evento, nonché del team di persone responsabili per ogni aspetto.

 

Alcuni aspetti della gestione degli eventi possono includere:

Gestioni prenotazioni e registrazioni all’evento
coordinamento fornitori esterni
gestione del parcheggio
gestione piani di emergenza
gestione delle norme di salute e sicurezza
gestione del personale responsabile per ogni funzione
supervisione ed esecuzione dell’evento
monitoraggio dell’evento
problem solving in loco

In genere in tutto il mondo gli event planner e gli event manager lavorano insieme anche se uno risponde ad un proprio cliente e l’altro all’azienda in cui lavora.

Chiaramente la definizione di queste due funzioni non è sempre così netta, perché, non solo sono strettamente correlati, ma spesso le responsabilità si sovrappongono;  tutto dipende dal tipo di evento, dal  luogo, e dalle dimensioni dell’evento stesso.

E ‘importante capire le differenze tra i due per determinare quali servizi dovrete fornire. Se, per esempio, offrite servizi di event planning per un evento su larga scala, molto probabilmente lavorerete con un event manager che si coordinerà con voi per la gestione del banqueting, il service audio e luci, servizi foto e video ecc.

Definire il vostro ruolo e i servizi che si vuole fornire è fondamentale anche per capire come comunicarli in modo chiaro ai potenziali clienti al fine di evitare qualsiasi confusione durante il processo di pianificazione.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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