8 DISASTRI CHE TI INSEGNEREMO A GESTIRE COME WEDDING PLANNER

Pianificare un matrimonio non è facile. In realtà, se lo fosse, non ci sarebbe affatto bisogno di professionisti come i wedding planner!

Tuttavia, anche se si è ottimi organizzatori, la legge di Murphy è sempre sullo sfondo pronta a colpire! Pertanto se qualcosa di terribile può sempre accadere, voi cosa potete fare?

La prevenzione e la gestione dei disastri vanno di pari passo. Se non avete ancora incontrato questi 8 eventi, complimenti siete fortunati! Ma anche voi, a un certo punto, potreste trovarvi faccia a faccia con questi problemi. Ecco quindi a cosa dovrebbe prepararvi una scuola di formazione per wedding planner!

1. Abito da sposa rovinato

Una cerniera rotta o una macchia normalmente non farebbero male a nessuno. Ma se hai una sposa davanti, le cose cambiano notevolmente! Sareste sorpresi di quanto spesso ciò accada, quindi non fatevi cogliere impreparati. Anche se si tratta di un coordinamento, mettete un kit di emergenza nella vostra auto. Per queste emergenze specifiche, le penne antimacchia e un mini kit da cucito saranno i vostri migliori alleati!

Altri elementi da includere potrebbero essere:

Nastro biadesivo
elastici
spilli
spille da balia

2. Sforamento del budget

A volte piccole modifiche e componenti aggiuntivi possono davvero rendere straordinari gli eventi. Ma se non si tiene traccia di ogni piccolo cambiamento insieme ai costi associati, si potrebbe finire per superare di molto le possibilità economiche della coppia. Considerato che uno dei vostri compiti è proprio quello di vigilare sulla spesa prevista, ciò potrebbe creare delle tensioni e nervosismo agli sposi che sentiranno di non potersi più fidare di voi.

Documentare tutte le decisioni e le modifiche alla tempistica e al budget sono fondamentali. Questo non solo vi garantirà di essere sempre vigili per ogni parte del processo di pianificazione, ma se le cose vanno male, saprete esattamente dove cercare il problema!

3. Situazioni imbarazzanti

Alcune delle cose peggiori che potrebbero capitare sono quelle in cui si mettono in imbarazzo gli sposi, ad esempio con brindisi osceni e battute sarcastiche o peggio offensive.  Ma la situazione più inaccettabile è quella in cui ospiti ubriachi prendono il microfono e provano a improvvisare sul posto.

Imparare come affrontare queste situazioni per abbreviare l’imbarazzo e trattare con gli ospiti ubriachi è parte del lavoro di un wedding planner. Naturalmente è più facile affrontare queste situazioni se hai una una formula da seguire!

4. Un fotografo o musicista malato

A volte queste cose non possono essere evitate, ma non è la fine del mondo se si è preparati. E’ necessario avere sempre un piano di emergenza nel caso in cui i fornitori non possono darvi un sostituto per il grande giorno.

Se avete assunto dei veri professionisti in genere sono in grado di inviarvi dei sostituti. Se ciò non avviene dovrete provvedere voi a trovarli tempestivamente, in ogni caso l’aspetto più importante da considerare è il costo di questa sostituzione che deve essere a carico del fornitore ammalato, sempre che naturalmente ciò sia stato inserito nel contratto.

5. Emergenza meteorologica

 

Come tutti sanno il clima è imprevedibile! Anche se un matrimonio estivo non vedrà mai una nevicata, sono comunque sempre possibili rovesci e temporali stagionali! Nei matrimoni all’aperto  non potrete garantire il sole per l’intera cerimonia o ricevimento. Fortunatamente, è possibile predisporre delle soluzioni alternative per non pregiudicare l’evento.

La regola aurea è naturalmente di avere sempre una capacità interna della location in grado di accogliere comodamente tutti gli invitati! Tuttavia per location molto speciali è possibile anche noleggiare attrezzature in grado di venire in aiuto nei casi di emergenza.

6. Sposa o sposo nervosi

La sposa o lo sposo che si innervosiscono facilmente possono rendere davvero difficile la vita ad un wedding planner e non solo!  Un ottimo corso non dovrebbe insegnarti solo le abilità tecniche per un’ottima pianificazione, per la ricerca di un fornitore o per allestire una location, ma dovrebbe insegnarti anche come mostrare empatia e calmare i tuoi clienti con un tono sicuro, evitando lo stress e riuscendo a mantenere la calma.

7. Ospiti dell’ultimo minuto

Questo non è solo imbarazzante, ma è anche un po’ scortese! Per fortuna, questo problema si può risolvere !Tutto inizia dal processo di pianificazione della disposizione dei posti a sedere. Non importa cosa dicono i tuoi clienti, non puoi mai trascurare la possibilità di ospiti extra. Se i tavoli sono rotondi è più facile inserire dei coperti in più rispetto i tavoli rettangolari e quadrati. Tuttavia ciò non basta, è necessario assicurarsi che il catering cucini un quantitativo di cibo di riserva e che si possa disporre di sedie, piatti e posate in più.

8. Matrimonio annullato

E’ un fenomeno raro, ma può succedere che gli sposi decidano di annullare tutto per le più disparate ragioni.

Può essere un momento emotivamente estenuante per i vostri clienti, quindi dovrete saper gestire tutte le fasi di cancellazione dell’evento senza poter contare su di loro. Dovrai occuparti degli ospiti e dei fornitori, soprattutto quest’ultimi, con i quali rischi di compromettere un buon rapporto di lavoro. La professionalità sarà la tua migliore amica! Una volta curato ogni dettaglio dovrete occuparvi degli sposi, non solo per sincerarvi che stiano  bene ma anche per assicurarvi di essere ancora ricompensati per tutto il vostro lavoro!

Abbiamo citato solo alcuni dei possibili problemi che un wedding planner deve saper risolvere. Se questo lavoro vi appassiona e volete imparare tutto quello che serve per svolgerlo al meglio iscriviti subito al corso completo in wedding planning management disponibile sia in sede che on line.

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Questo articolo è stato scritto da The Wedding & Event Planner Business School

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